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交通費支給が当たり前になる!?今からできる請求業務対策とは?


一口に交通費と言っても何処までを許容出来るかや、不正対策等考える事は相当に多いです。手仕事でやっていたら、かなりのコストが掛かります。そこで交通費を含めた請求業務対策に便利な請求業務システムや人材派遣管理システムについて3つ程チェック項目を紹介していきたいと思います。

通常の請求業務と請求業務支援システムについて

まず請求先や請求額が確定したと同時に請求書を作成します。次に作成した請求書を印刷しますが、この時、請求書に指定伝票を使わないといけない場合は、内容を手書きにしないといけません。交通費の請求の場合も同じです。その上で1枚ずつ捺印し、封筒詰めして発送した後、入金確認をします。

記帳の為には銀行に出向かないといけませんし、金額が正確かどうかもチェックの必要があります。全ての段取に人と時間が相当に掛かりますので、この部分には人件費をかなり見ておかないといけません。

昨今は少子高齢化により、人手不足が深刻な問題になっています。派遣やアルバイトもそうですが、人を集めたいならば可能な限りの好待遇を準備する必要があります。交通費の支給等はその代表例ですが、金銭が動く以上は、請求業務や会計の方の負担が大きくなってしまいます。つまり、人手を集める事を考える場合には、他社との差別化を図る為のサービス導入と同時に、内部の負担軽減策を講じなければいけないという事です。

そこで、請求業務支援システムが出て来ます。各種の帳票をブラウザから発行出来る様にしたり、単票や連票を問わず、あらゆる種類の伝票に確実に印字する事が出来るソフトや、紙で郵送していた請求書を電子化出来る様なソフトもあります。

上手く駆使すれば、請求業務に掛かっていた手間を半分以下にする事も可能です。他社との差別化を金銭的な面で推し進めるのでしたら、こういったサポートの投入を考えてみるのも1つかと思われます。

人材派遣管理システムを導入するという考えもある

人手不足を解消する為には、今働いている人がより不自由なく動ける様にしつつ各種精算業務も迅速に行える様な体制を作っていく必要があります。非効率的な部分が多ければ、その分金銭的且つ人的資源が浪費される事となりますし、場合によったら不正も発生してきます。人手を集める為に、交通費支給をしてみるというのであれば、それを機会として新しい管理システムを導入するというのも1つです。

その目的に一致しているお勧めのシステムに人材派遣管理システムがあります。人材派遣管理システムは派遣スタッフ情報の登録や求人情報の登録、契約管理から勤怠管理、給与計算までを一元管理出来る機能を持っています。

多くの会社が開発し、様々なシリーズが販売されていますので自社に合った物を探さないといけないという留意点はありますが、導入すると今までは定番だった幾つものトラブルが解消されます。

Excelで管理していた場合の登録者数や、管理者数が増えてしまい限界を迎えてしまうトラブルは多い物でした。他にも間違って上書きし必要な内容を消してしまったり、ファイル保存していない状態でパソコンが壊れてしまうといったトラブルで、修復に時間を取られてしまう事は珍しくありません。

ですが人材派遣管理システムでしたら、常時バックアップが自動で取られる機能があるシリーズも多いですし、クラウド利用でパソコン本体が大破してもデーターは守れるという機能が標準装備の物も沢山出ています。精算業務の方に使えるデータも、即座に準備出来ますので、あらゆる意味で管理が楽になります。業務改善で何か方法を模索している時には導入するのも1つかと思われます。

人材派遣管理システムを導入する場合の3つのポイントについて

人材派遣管理システムは多くの意味でメリットが多いですが、導入する場合には3つのポイントに注意しないといけません。まず費用対効果が良いか否かを見る必要があります。1番理想的なのは安くて高性能な事ですが、それで条件に合う物が見つかるとは限りません。短期的に見た場合は良くても、長期的に見た場合は多少割高でも、高いシステムの方が良かった等という事にならない様にしっかり検討する事をお勧めします。追加機能毎にお金が掛かる様な物もありますし、莫大な運用コストが掛かる物だったら、そもそも導入の意味がありません。

次に、機能面をしっかり調べておく事も重要です。レビューサイトで人気が高いという事で導入してみたけれど、自分の会社に合ったシステムでは無かった等という事になれば無駄な予算を使う事になります。サポート機能が必要以上に付き過ぎていて、使い勝手が悪い様なシステムもありますので、最小限で最大の効果が出る様な物を選ぶ事を心掛けて下さい。

そして最後に、会社の事情に合っているかどうかをしっかりチェックする事です。人材派遣管理システムはパッケージ版とクラウド版の2つがあり、パッケージ版はやり込む事で操作に熟練しやすかったり、多くの機能が付いているケースが多いですが代わりに法律改正時のアップデートが無い様なケースがあります。

値段に付いても高めに設定されており、どちらかといえば大企業向けです。クラウド版は割安で、アップデートも迅速ですがその代わりに全体の機能はパッケージ版に一歩譲ります。どちらを入れたら良いのかは一概には言い難いですが、それぞれの事情に合ったシステムになる様に必ず両者を比較して下さい。

 

昨今の人手不足対策として、交通費支給サービス等を入れるのは良いですが請求業務の負担が大きくなるデメリットがあります。その対策として請求業務支援システムであったり、より広く人材派遣管理システムを使ってみるのも1つの考えです。自分の会社の事情に合った最適なシステムを、メリットデメリットを検証しつつ、しっかり選択する様にして下さい。

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