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タイムシートの集計管理方法は?提出忘れが発生したら?

タイムシートの集計管理方法ですが、毎日の事ですので1日毎に細かく詳細を取っておかないといけませんし、メールやFAXで送るのでしたら、不備が無いか改めてチェックする手間が掛かります。そこでタイムシートの集計管理と便利なツールである人材派遣管理システムについて、要点を3つ程述べて行く事とします。

タイムシートについての基本事項について

タイムシートとは、勤務先での勤怠状態を派遣会社に知らせるシートの事を言います。会社によって多少の違いはありますが、出退勤時刻や休憩時間、勤務時間数に休暇と言った事柄を記入します。

自分で自由に記入出来てしまうと不正にも繋がりかねませんので、基本的には派遣先の上司に記入内容に間違いが無い事を証明する一筆をもらう事が多いです。勤務終了時に記入していき、指定の期日までに派遣会社にメールやFAX、郵送等で送る様にします。

ただ、従来通りの方法だと、内容が一緒でも書式が分かれていたり、それぞれの発送方法毎に書類を集めて計算しなければならないという手間が掛かるという問題もあります。その辺りを解決する方法として、Webを使ったタイムシートの記入も次第に広がり始めている事等も確認しておきたいポイントです。

タイムシートは、給料計算の為の必須条件とも言えますので、必ず提出しなければいけません。ですが、不可抗力で用紙が欠損してしまったり、相手方の上司からサインがもらえず宙に浮いてしまう様なケースで出せない様な事もあります。提出日を勘違いしていたパターン等もありますが、そういう場合は基本的に派遣会社に連絡して指示を仰ぐ様にします。

場合によっては、後日に受理してくれるケースもありますし、派遣先の上司が留守だった場合には猶予期間を見てくれる様な事も珍しくありません。もうダメだと思って、提出しないという選択肢は最悪ですので、それだけは避ける様にして下さい。

タイムシートの記入し忘れと注意事項について

出勤時にタイムシート自体を持ってくるのを忘れてしまったり、退勤時に完全に忘れたまま帰ってしまったというケースも無いではありません。そういう場合も、他のタイムシートのミスと同様で自分の担当である派遣会社のスタッフや、派遣先の上司にその旨を伝えてサインをもらう様にします。その上で、改めて内容を記入したタイムシートを提出します。

この時の注意点として、忘れた時から出来るだけ間が開かない様にする事です。数週間や数日開いてしまえば、記憶も曖昧になりますし、内容が本当かどうかの確認も難しくなります。そうなるとサインをしてもらえないケースも考えられますし、思わぬトラブルに繋がっていく事も無いではありません。

後は焦る余り、タイムシートの内容の改竄をしてしまう事は絶対にやってはいけない事です。詐欺罪になってしまいますし、取り返しがつきません。改竄のケースとしては、派遣先の会社が残業時間について不当に短い時間を書き込んで、この条件で無ければサインをしないと強要する事等もありますが、この場合は労働基準法違反となります。どちらのパターンでも互いの信頼が崩壊した上、法的な責任問題にもなりますので、扱いに細心の注意が必要です。

そして、こういった問題の解決にとても効果的なのが人材派遣管理システムになります。種類としては、Web型の管理方法となりますが、アナログ媒体に付き物の多くの問題を簡単に処理出来るという点で、大きいメリットが見込めます。人材派遣管理システムは種類も豊富にあるので、ココから人材派遣管理システムを比較してみてください。

人材派遣管理システムの詳細について

人材派遣管理システムはスタッフ情報から求人情報の登録、契約管理と勤怠管理、給与計算等の派遣に関係する業務を一括管理出来るシステムの事を言います。タイムシートの管理も勿論その中に入っています。

派遣元は、タイムシートの記入や計算のミス、未申請の問題が無いかを常にチェックして、不備があった場合には差し戻しています。それをアナログ媒体で管理していた場合は、媒体の保管庫も確保しなければいけませんし、スタッフ数が膨大だった場合は管理が更に面倒になります。

ですが、人材派遣管理システムでしたら、全てのデーターをタブレットでやり取りする事が出来ますのでリアルタイムで現場の様子を把握する事が出来ます。勤怠状況の計算や集計も自動でやってくれますので、アナログの時の様に、1つずつ集計する手間も省けます。派遣社員の立場としても、不測の事態があった場合の連絡が楽になりますし、書類を忘れる等のミスが減る事も大きいメリットと言えます。

多くのメーカーが色々な製品を出していますし、企業の規模によってもベストの人材派遣管理システムが変わる事もあります。初期コストがどの程度掛かるかといった問題や、最新の法改正を反映したアップデートをしてくれるかといった点も忘れずにチェックしないといけません。

会社の中で今まで使っていたソフトとの互換性もしっかり調べておいた方が良いです。ただ、上手く導入出来た場合は間違いなく大きいメリットがありますので、タイムシート関連で困っている場合には導入を検討してみる事をお勧めします。

 

タイムシートの集計法は、FAXやメール、郵送が現在では主流です。提出し忘れた場合等は出来るだけ早い段階で派遣会社に事情を説明すると配慮してくれる場合が多いので、遅れた場合でも諦めないで下さい。

そして管理の手間を大幅に削減したいのでしたら、アナログ媒体から人材派遣管理システム等の機械に管理方法を変えるのも1つです。管理者やスタッフ、派遣先の何れにとってもコスト削減によるメリットがあります。

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